Prowadzisz jednoosobową działalność albo małą firmę i coraz częściej masz wrażenie, że wszystko jest na Twojej głowie?
Obsługa klientów, maile, faktury, social media, dokumenty, terminy, organizacja, projekty. Każde z tych zadań wymaga czasu, a większość nadal przechodzi bezpośrednio przez Ciebie.
Na początku prowadzenia firmy jest to naturalne. Z czasem jednak klientów i obowiązków przybywa, a liczba godzin w ciągu dnia pozostaje taka sama.
Właśnie wtedy warto zastanowić się nad dodatkowym wsparciem.
Kiedy warto skorzystać z wirtualnej asystentki lub zespołu wirtualnego wsparcia? Poniżej znajdziesz 7 sygnałów, które mogą świadczyć o tym, że przyszedł moment na delegowanie części zadań.
1. Wszystkie zadania w firmie przechodzą przez Ciebie
Mail od klienta? Ty.
Faktura? Ty.
Publikacja na Instagramie? Ty.
Dokument do przygotowania, termin do sprawdzenia, research do projektu albo poprawka w ofercie? Też Ty.
Każde z tych zadań osobno może zajmować tylko kilka lub kilkanaście minut. Problem pojawia się wtedy, kiedy przez cały dzień regularnie odrywasz się od swojej właściwej pracy, żeby zająć się kolejną drobną sprawą.
W efekcie trudno skupić się na jednym zadaniu przez dłuższy czas, a lista rzeczy do zrobienia praktycznie się nie kończy.
To dobry moment, żeby sprawdzić, które zadania naprawdę wymagają Twojego zaangażowania, a które można oddelegować.
2. Brakuje Ci czasu na rozwój firmy
Pracujesz dużo, ale większość dnia pochłania bieżąca obsługa firmy.
Pomysły na nową usługę czekają, strona wymaga aktualizacji, newsletter miał ruszyć dwa miesiące temu, materiały do kampanii nadal znajdują się w folderze „do zrobienia”.
Rozwój firmy często przegrywa z bieżącymi zadaniami, ponieważ te ostatnie są pilniejsze.
Jeżeli regularnie odkładasz działania, które mogłyby zwiększyć sprzedaż, poprawić obsługę klientów albo usprawnić firmę, problemem może być brak przestrzeni na ich realizację.
Wirtualne wsparcie biznesu pozwala przekazać część bieżących obowiązków i odzyskać czas na zadania, których nikt poza właścicielem firmy nie wykona.
3. Zadania administracyjne wykonujesz po godzinach
Kończysz pracę z klientami, ale dzień pracy jeszcze się nie kończy.
Zostają faktury, maile, dokumenty, kalendarz, przygotowanie materiałów, aktualizacja danych albo inne sprawy organizacyjne.
Często właśnie zadania administracyjne lądują na wieczór, ponieważ w ciągu dnia zawsze pojawia się coś pilniejszego.
Jeżeli regularnie nadrabiasz takie rzeczy po godzinach albo w weekend, warto zastanowić się, czy wszystkie muszą pozostawać po Twojej stronie.
Wirtualna asystentka może przejąć między innymi:
- obsługę skrzynki mailowej,
- przygotowanie dokumentów,
- wystawianie i porządkowanie faktur,
- research,
- organizację kalendarza,
- pilnowanie terminów,
- przygotowywanie zestawień,
- kontakt z klientami lub podwykonawcami.
Dzięki temu zaplecze firmy nadal działa, ale nie wymaga za każdym razem Twojego czasu.
4. Social media są zawsze na końcu listy
Masz nagrania w telefonie, zdjęcia, pomysły na posty.
Problem zaczyna się później.
Trzeba wybrać temat, przygotować grafikę, napisać opis, zmontować rolkę, dodać napisy, ustawić publikację i jeszcze pamiętać o regularności.
Kiedy pojawia się więcej pracy z klientami, social media naturalnie schodzą na dalszy plan.
Przez kilka dni publikujesz regularnie, później profil milczy przez dwa tygodnie.
Prowadzenie social mediów jest jednym z obszarów, które można częściowo albo w całości przekazać dalej.
Wsparcie może obejmować planowanie komunikacji, tworzenie grafik, montaż materiałów, pisanie treści, publikację, przygotowanie scenariuszy czy organizację dnia nagraniowego.
Ty nadal dostarczasz wiedzę i osobowość marki, ale nie musisz samodzielnie wykonywać całego procesu.
5. Masz coraz więcej tematów, które czekają na „jak będę mieć chwilę”
W każdej małej firmie pojawiają się zadania, które nie są jeszcze pilne, ale dobrze byłoby je zrobić.
Research konkurencji, przygotowanie oferty, znalezienie wykonawcy, aktualizacja prezentacji, organizacja wydarzenia, stworzenie formularza.
„Jak będę mieć chwilę” często oznacza kilka kolejnych tygodni.
Jeżeli ciągle odkładasz te same zadania, warto sprawdzić, czy możesz przekazać komuś przynajmniej część procesu.
Delegowanie nie musi dotyczyć wyłącznie powtarzalnej administracji. Wirtualne wsparcie może również obejmować konkretne projekty i zadania, które po prostu trzeba doprowadzić do końca.
6. Potrzebujesz pomocy, ale nie pracownika na etat
To częsty moment w rozwoju jednoosobowej działalności.
Jedna osoba przestaje wystarczać, ale zatrudnienie pracownika na pełny etat nadal byłoby zbyt dużym krokiem.
Możliwe, że nie potrzebujesz kolejnej osoby przez 160 godzin miesięcznie.
Potrzebujesz kilku lub kilkunastu godzin wsparcia w konkretnych zadaniach.
Właśnie wtedy wirtualna asysta dla małej firmy może być elastycznym rozwiązaniem.
Możesz korzystać ze wsparcia wtedy, kiedy rzeczywiście go potrzebujesz, i przeznaczać je na różne obszary działalności.
W jednym miesiącu więcej czasu może wymagać administracja, w kolejnym social media, a później konkretny projekt.
7. Cały czas pracujesz, ale najważniejsze rzeczy nadal stoją
Kalendarz jest pełny. Lista zadań również.
Pod koniec tygodnia masz jednak wrażenie, że większość czasu pochłonęło bieżące „ogarnianie”.
To jeden z najważniejszych sygnałów, że warto przyjrzeć się sposobowi, w jaki wykorzystujesz swój czas.
Przez tydzień zapisuj wszystkie wykonywane zadania, a później podziel je na trzy grupy:
- Zadania, które naprawdę muszę robić osobiście
Na przykład praca z klientami, decyzje strategiczne, rozwój oferty czy działania wymagające Twojej specjalistycznej wiedzy.
- Zadania, przy których potrzebuję wsparcia
Może to być przygotowanie materiałów, research, organizacja projektu czy koordynacja kolejnych etapów.
- Zadania, których nie muszę wykonywać samodzielnie
Maile, faktury, dokumenty, publikacja treści, część organizacji, umawianie spotkań czy pilnowanie terminów.
Takie ćwiczenie bardzo szybko pokazuje, ile rzeczy wykonujesz z przyzwyczajenia, mimo że nie wymagają bezpośrednio Twojej obecności.
Co może robić wirtualna asystentka lub zespół wirtualnego wsparcia?
Zakres wirtualnej asysty zależy od potrzeb konkretnej firmy.
Może obejmować między innymi:
- administrację i dokumenty,
- faktury i zestawienia,
- obsługę maili,
- research,
- organizację kalendarza,
- kontakt z klientami,
- social media,
- tworzenie grafik i treści,
- montaż rolek,
- przygotowanie materiałów foto i wideo,
- organizację dnia nagraniowego,
- koordynację projektów,
- kontakt z podwykonawcami,
- pilnowanie terminów,
- przygotowanie ofert i materiałów marketingowych.
Najważniejsze jest znalezienie takich zadań, których przekazanie rzeczywiście odciąży właściciela firmy.
Wirtualna asystentka czy pracownik – co wybrać?
Nie każda firma, która potrzebuje pomocy, potrzebuje od razu pracownika.
Zatrudnienie ma sens wtedy, kiedy masz stały zakres obowiązków i wystarczająco dużo pracy dla kolejnej osoby.
Wirtualne wsparcie może być lepszym rozwiązaniem, jeśli zakres zadań zmienia się z miesiąca na miesiąc albo potrzebujesz pomocy tylko przez określoną liczbę godzin.
Istotna jest również specjalizacja.
Jedna osoba nie musi być jednocześnie świetna w administracji, social mediach, tworzeniu treści i koordynowaniu projektów.
Dlatego w Effektivie pracujemy zespołowo. W zależności od zadania możesz korzystać ze wsparcia specjalistek z różnych obszarów, zamiast szukać jednej osoby, która ma zajmować się wszystkim.
Jak zacząć delegować zadania w małej firmie?
Nie musisz od razu oddawać połowy swojej firmy.
Najłatwiej zacząć od jednego obszaru albo kilku powtarzalnych zadań.
Przez najbliższy tydzień zwróć uwagę na rzeczy, przy których pojawiają się myśli: „znowu muszę to zrobić”, „nie mam kiedy się tym zająć”, „ciągle to odkładam”, „ktoś mógłby zrobić to szybciej ode mnie”.
To właśnie pierwsza lista potencjalnych zadań do delegowania.
Prowadzenie firmy solo nie musi oznaczać samodzielnego wykonywania każdej czynności.
Jeśli czujesz, że wszystko jest na Twojej głowie, zacznij od znalezienia kilku rzeczy, które możesz z niej zdjąć.
W Effektivie wspieramy małe firmy w administracji, social mediach, projektach i tworzeniu treści. Korzystasz ze wsparcia tam, gdzie w danym momencie najbardziej potrzebuje go Twój biznes.
Masz już w głowie kilka zadań, które najchętniej oddałabyś komuś jeszcze dzisiaj? Napisz do nas i opowiedz, co najbardziej zabiera Ci czas. Sprawdzimy, w czym możemy Cię odciążyć.
Kiedy warto skorzystać z wirtualnej asystentki? 7 sygnałów, że potrzebujesz wsparcia w firmie
Sprawdź, kiedy warto skorzystać z wirtualnej asystentki, jakie zadania możesz oddelegować i jak odzyskać czas na rozwój małej firmy.
Strategia dla kliniki neurologopedii, która przyniosła realnych klientów przez Instagram
W social mediach bardzo łatwo skupić się wyłącznie na liczbach.
Wyświetlenia, zasięgi, reakcje, polubienia. To wszystko ma znaczenie, ale dla firmy usługowej najważniejsze pytanie brzmi inaczej.
Czy te działania przekładają się na realnych klientów?
Wpis do BUR i dokumentacja ISO 9001 dla 2 podmiotów w 2,5 tygodnia
Wpis do Bazy Usług Rozwojowych to dla wielu firm bardzo ważny krok.
Dzięki obecności w BUR przedsiębiorcy mogą oferować swoje usługi rozwojowe klientom korzystającym z dofinansowań. Zanim jednak firma znajdzie się w BUR, trzeba przejść przez formalności, przygotować dokumenty i zadbać o odpowiednie uporządkowanie procesu.